１．はじめに

本会が開催する講習会の開催ガイダンスを以下に示します．なお，講習会の内容の質および適切性を担保するため，開催にあたっては各組織（部門・支部・委員会等）で責任をもって企画・実施を行ってください．

２．開催準備スケジュール

講習会（リアルタイム型）開催に向けた準備スケジュールの一例を以下に示します．必ずしもこの限りではありませんが，準備の際の参考としてください．

３．開催方式

３-１．オンライン開催（リアルタイム型）

• 使用ツール: Zoomミーティング, Webexミーティング
• 開催3日前を目安に参加者にログインURLを配布してください．
  ※上記ツールは本会で用意可能です．事務局担当職員にご相談ください．

３-２．対面開催（リアルタイム型）

• 会場：日本機械学会会議室（定員32名程度），大学内講義室，外部セミナールームなど
• ハイブリッド開催（リアルタイム型）
• 使用ツールおよび対面会場は上記とおなじ．
• 会場に必要な設備：wifi，オンライン配信用カメラ，マイクスピーカー等
  ※日本機械学会会議室ではハイブリッド開催用設備は備え付けとなっています．大学や外部会場を使用する場合，これらを別途ご用意いただく必要があります．
• 注意点：ハイブリッド開催は音声トラブルが発生しやすいため，企画側の事前接続テストを推奨します．

３-３．オンデマンド配信開催（オンデマンド型）

• リアルタイム開催はせず、コンテンツ閲覧販売として本会専用プラットフォームから提供
  ※通常の講習会とは扱いが異なりますので，ご企画の際は事務局にご相談ください．

３-４．講習会の録画の取扱注意点

• 録画にあたっては以下注意点を必ずご確認ください．
• 注意点：
  • 講師の許諾：
    リアルタイム型講習会において録画を行う際は，その目的や公開範囲（例：記録用途，参加者限定配信など）について，事前に記録が残る形で講師・登壇者の許諾を必ず得てください．
    また，録画データを他の講習会で使用する，あるいは一般に公開するなど二次利用を行う場合には，原則として講師による所定の同意書への署名が必要です．
  • 参加者の許諾：
    リアルタイム型講習会を録画する場合は，その目的や公開範囲（記録としての利用，受講者限定配信）について必ず事前に会告に記載するなどして参加者に周知してください．
  • リアルタイム型講習会の録画データ公開範囲が関係者や受講者以外にも及ぶ場合には，受講者のログイン名やカメラ映像，質疑応答などが収録されないよう，原則として削除・編集を行ってください．やむを得ずこれらの対応ができない場合は，必ず事前に周知する等受講者の同意を得てください．
  • 配信期間の設定：
    リアルタイム型講習会において録画したデータをリアルタイム受講者に配信する場合にはダウンロード不可設定のうえ配信期間を限定（1週間～１か月目安）してください．
  • オンデマンド型講習会においてコンテンツ販売を行う場合は講師・登壇者と配信期間をご相談ください．
  • なお本会がアーカイブ配信として公開する場合は，講師・登壇者の承諾を得ていることを条件に配信期間の制限は設けません．

４．配布資料

講習会の概要が決まったら，事務局より講師に「講師依頼（資料執筆依頼含む）」を行います．
参加者に配布する資料は必須ではありませんが，受講効果を高めるため資料の配布を推奨します．ここでは資料配布方法についてご案内いたします．

４ｰ１．電子媒体での配布

• 使用ツール：学会renrakuサーバー，dropbox等本会が指定するもの．
• 原則としてPDF形式とし，必要に応じてパスワードを設定してください．
• 開催3日前の配布が望ましいですが，講師と調整の上配布してください．
• 注意点：誤送信のリスクを避けるためメール添付での配布は極力避けダウンロードリンクを利用し，参加者の配布にあたってはダウンロード期間を基本的に1週間程度に限定してください．

４ｰ２．紙媒体での配布

• 印刷した紙をまとめた簡易版と，印刷会社などで作成する製本版が考えられます．
• 注意点：製本版の場合は作業時間がかかるため，原稿提出期限を早めに設定する必要があります．またオンラインやハイブリッド開催において資料を紙媒体で配布する場合，事前に参加者に資料を郵送する必要があるため，参加申込期限を早めに設定する必要があります．

４ｰ３．その他の配布方法

• 講師が執筆した出版物を使用することも可能です．参加費に書籍代を含めて全員に配布する方法もあれば，参考図書として紹介し，希望者が各自で購入できるようにする方法もあります．
• 注意点：使用するテキストは，原則として講師自身，あるいは機械学会が著作権をもつものにしてください．

４ｰ４．講習会用に執筆された資料の取扱注意点

• 著者（=講師）から配布目的，配布期間について事前に（講演依頼時などに）記録が残る形で承諾を得てください．
• 二次利用，複製は禁止することを配布資料に明記してください．
• 学会指定の著作権譲渡書により本会に著作権が譲渡された場合のみ，一般公開・販売可能とします．一般公開・販売を行う場合の公開期間は原則として設けません．

５．講演料・原稿料

日本機械学会の謝礼規定をご参照ください．

なお講習会講師に旅費交通費，昼食代が発生する場合の支払い手続きについては事務局担当職員にご相談ください．

６．参加者への対応

６ｰ１．参加者への周知事項

• 講習会会告は参加者の方がもっとも参考とする情報源です．開催方式，使用ツール，資料の配布方法，録画の有無など明記しましょう．

６ｰ２．申込規約

• 本会の講習会に申し込む際は，集会事業申込規約への同意が必要です．会告には必ずこの内容を記載してください．なお，参加者都合で講習会に十分参加できなかった場合の対応も，基本的にはこの規約に従います．【会告記載例文】

６ｰ３．開催中止となった場合

• 主催者都合で講習会を中止とする場合，事務局に至急ご連絡ください．主催者都合とは以下の理由等が考えられます．なお最少催行人数に定めはありませんが，事務局担当職員と予算状況含め検討し開催の可否を判断してください．
  • 最少催行人数に達しない場合
  • 講師の都合により実施が困難な場合
  • 会場や設備の都合で開催できない場合
  • その他，運営上やむを得ない事情が生じた場合
• 主催者都合で開催中止となった場合の参加者への対応については事務局職員にご相談ください．

７．講師・登壇者へのお願い

オンラインやハイブリッド形式でのイベントでは電子媒体の資料を利用することも多く，資料の無断二次利用や録音等不正に情報を取得されてしまうリスク，または配布資料やスライド作成にあたり安易に引用することで他者の著作権を侵害してしまうといったリスクの増大が懸念されます．本会でも考えうる対策を取りますが，前提として企画者・講師・登壇者の皆さまご自身において，資料や内容が著作権法を順守していることを確認いただきたく，ご理解とご協力をお願いいたします．

• 他者が著作権を有する音楽・写真・映像は使わないようにしてください．発表において必要不可欠な場合は最小限の利用とし，前もって著作権者および著作隣接権者から必要な許諾を得てください．（※フリー素材やオープンライセンスの著作物を使用する場合も，規約を確認し条件（例：出典表示）を順守する．）
• 神社・寺・仏閣・美術品は自分が撮影した写真や画像であっても必要な許諾を得てください．
• 芸能人の肖像・映画のシーン等は，自分が撮影した写真や画像であっても使用しないでください．
• 引用に際しては，著作権法に基づき以下の条件を満たす必要があります．
  • 引用部分と自作部分が明確に区別されていること
  • 引用部分が必要最小限でかつ，全内容の補足的な役割であること
  • 必ず出典を明記すること（例：「出典：〇〇，△△年」）
• 他者と共同で作成した資料は，記録が残る形で事前に全員の同意を得て使用してください．

８．最後に

本ガイダンスが皆さまのお役に立てるものとなるよう，いただいたご意見を踏まえて随時見直してまいります．またここに記載のない事項，不明点などは事務局担当職員にご相談ください．