関連規定 12
集会事業業務の外部委託について
1991年5月14日 企画理事承認
2016年11月7日 企画理事会一部修正
集会事業を企画し，その業務を外部の業者に委託する場合は，以下の手続きによる。
- 受託業者の選定は，原則として入札方式で行う。
- 業務を委託する場合，予め受託者と文書により下記事項について確認を行い，理事会の承認を得なければならない。
（１）委託する業務の範囲および委託手数料
（２）その他必要と思われる事項 - 受託者が本会事業を初めて担当する業者である場合は，その組織・業務内容等がわかる資料を，上記第２項規定の文書に添付して理事会に提出する。
- 業務委託にあたっては，下記の事項に関し本会及び受託者の双方で合意の上，契約を締結する。契約書には以下の内容を記載する。
(1)委託業務(委託業務期間，委託業務内容)
行事参加者の事前登録及び当日登録，入金管理，ホームページ作成業務，参加者宿泊手配等，具体的な内容及び期間を明記する。
(2)委託条件(実施，解除に関する件)
受託者が業務実施中にミス，トラブルを起こした際は，本会が契約の解除を通告できるとともに，契約上の費用負担(業務委託費の支払等)を行わないことを明記する。
(3)委託料(委託業務の内容に関する料金)
第4項(1)の委託業務内容に対応した料金。
(4)変更事項
契約内容を変更する必要が生じた場合についての取り決めに関する事項。
(5)協議事項
契約にない事項，疑義が生じた場合についての取り決めに関する事項。
(6)参加登録費など本会の預り金の支払
受託者が第4項(1)の業務により受領した事前登録費，当日登録費等の本会への支払に関する事項。第4項(7)との相殺は行わず全額を本会へ支払うこと，行事終了後の本会への支払期限を明記する。また，入金内容を示す証憑(通帳のコピー等)とそれに対応する参加者名，入金額等のリストの提出を義務付ける。
(7)業務受託料金の支払
行事終了後に受託者が請求書(明細書を添付)により本会に請求し，本会から受託者に支払う。第4項(6)との相殺は行わない。
(8)取り消し，変更に要する費用負担
契約の取り消し，変更を必要とすべき事態が生じた場合の責任及び費用負担の取り決めに関する事項。
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