一般社団法人 The Japan Society of Mechanical Engineers

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部門運営要綱

1.部門の任務

 

部門協議会に関する規定

昭和52年4月1日制定
平成4年3月3日改定
(部門協議会に移行)
平成6年6月7日改定
2000年12月12日改定
2003年7月1日改定
2006年5月10日改定

 

(目的)
第1条 この規定は部門協議会(以下協議会という)に関する事項を定める.

 

(任務)
第2条 協議会は次の企画運営に関する運営・実施処理に必要な諸般の事項を審議し,かつ会長の諮問に応ずる.

  1. 所属部門の設置,改廃の立案および各業務分野の割当と調整
  2. 各部門への行事計画の依頼と調整
  3. 部門交付金取扱いに関する事項
  4. 学会の学術活動の検討
  5. 協議会直属分科会(P-SCC)の設置・廃止に関する事項
  6. 部門・支部間の行事の調整ならびに相互協力に関する事項
  7. 他学協会との共同行事の審議
  8. その他理事会から要請された事項および企画運営上の問題点の検討

 

(構成)
第3条 協議会の構成は次のとおりとする.

  1. 議 長   1名 (企画理事兼任)
  2. 幹 事   1名
  3. 委 員   各部門の部門長および推進会議(又は専門会議)の運営委員長

(担当副会長・理事) 副会長,財務理事,広報理事各1名(ただし、これら3名の副会長・理事は協議会の議決には加わらない。)

 

(幹事)
第4条 幹事は議長が選任する.幹事は議長を補佐する.

 

(部門運営)
第5条 部門運営に関する要綱は別に定める.

 

(分科会)
第6条 部門協議会,各部門および推進会議(又は専門会議)の運営委員長は,それぞれ必要に応じ直属の分科会を設けることができる。複数の部門および推進会議(又は専門会議)が共同して分科会を設置する場合は,予め負担金の有無・幹事部門等を協議することを要する。分科会に関する規定は別に定める。

 

(会合および議事録)
第7条 協議会は必要に応じ会合を開催する.会合を開催したときは議事録を作成しなければならない.

 

付 則
この規定の変更は理事会の承認を得なければならない.

 

部門運営要綱

昭和62年10月6日制定
2001年12月3日改定
2003年7月24日改定
2004年10月8日改定
2005年5月10日改定
2005年12月13日改定
2006年5月9日改定
2008年12月9日改定
2012年3月27日一部変更(企画理事会承認)
2012年10月3日改定(企画理事会承認)
2014年3月25日改定(企画理事会承認)
2014年10月7日一部変更(企画理事会承認)

 

I.基本理念

専門分野の分化に弾力的に対応し,かつ本会活動の機動性を増強し活性化することにより,会員に対し会員個々の興味に応じたきめの細いサービス向上を図る.

II.組  織

1.登録と構成
本会正員は,関心のある部門を5つまで選択し,第1位~第5位の順位をつけて登録することができる.部門は第1位~第5位の登録会員によって構成する.その運営のため,部門に運営委員会を設置する.

2.役員
(1)役員の定数と任務
部門に次の役員をおく.
部門長 1名,副部門長 必要に応じて1名,部門幹事 1名,運営委員 10名以上30名以下
部門長は部門を代表し,運営委員会を召集するとともに,部門活動を主宰する.副部門長は,部門長がその職務を遂行することが出来ない場合に,その職務を代行する.部門幹事は部門長を補佐して部門の運営を進める.運営委員は運営委員会に出席して審議に参加するとともに,部門活動を推進する.

(2)役員選出方法

1)部門長および副部門長
部門長あるいは次期部門長に就任予定の副部門長は,第4(2)項で定める運営委員会構成員の経験者の中から,第3項で定める代議員,および運営委員会構成員の無記名投票の選挙によって選出する.ただし部門長は第2(3)項規定の任期終了後再選することはできない.
部門長への昇格を前提としない副部門長は,選挙によらず部門長の指名によって決めることができる.
2)部門幹事
正員登録会員の中から部門長が指名する.
3)運営委員
部門長が代議員の中から指名する.ただし,部門長は必要に応じて代議員以外の正員登録会員の中から若干名の委員を指名することができる.

(3)役員の任期
役員の任期はいずれも1~2年とする.

(4)欠員の補充
部門長の指名による役員に欠員が生じた時は,部門長がその後任者を指名することができる.

3.代議員
(1)任務
部門に代議員をおく.代議員は運営委員の候補者になるとともに,部門事業を積極的に支援し,部門長の選挙に加わる.

(2)選出方法
部門長は各支部長に代議員の選出を依頼する.代議員は正員の登録会員でなければならない.

(3)定数
1部門の代議員定数は20名以上,30名以下とする.部門は支部地区に在住する登録会員数(第1位~第5位登録者の合計)を基礎に各支部の代議員数を定める.

(4)任期
代議員の任期は1~2年とする.留任をさまたげないが,原則として4年を限度とする.

4.運営委員会
(1)任務
運営委員会は部門の最高決議機関であり,部門に与えられた権限の範囲内で,部門の運営に関わるすべての事項を審議・決定する.

(2)運営委員会構成員
運営委員会は,部門長,副部門長,部門幹事,運営委員,並びに第5項で定める所属委員会の委員長のうち部門長が指名する若干名のもの,によって構成する.これらの構成員を,運営委員会構成員と称する.

(3)開 催
運営委員会は部門長が運営委員会構成員を召集しこれを開催する.また運営委員会構成員の過半数の要請がある場合には,部門長はこれを開催しなければならない.
ただし,部門長が必要と認めた場合,運営委員会構成員の召集に代わる会議形態をもって,運営委員会開催に代えることができる.以下,このような形態で開催した運営委員会を代行運営委員会と称する.

(4)定足数
運営委員会は運営委員会構成員の過半数の出席をもって成立する.議決は出席者の過半数をもって行うが,代理出席者は定足数および議決に含めない.ただし,代行運営委員会はその会議形態に応じた回答が運営委員会構成員の過半数から得られたことをもって成立し,議決はその回答数の過半数をもって行う.

 

5.所属委員会
(1)設置と目的
運営委員会は部門活動を効率的に進めるために,必要に応じて各種の所属委員会を設置することができる.委員会の名称および目的は運営委員会で定める.

(2)役員と任務
各所属委員会に次の役員を置く.
委員長 1名 ,副委員長,幹 事 必要に応じて1名,委 員 若干名
委員長は所属委員会を主宰し,運営委員会が必要と認める活動を行うとともに,所属委員会を代表してその活動内容を運営委員会に報告する.副委員長,幹事は委員長を補佐して委員会の活動を進める.委員は委員会活動に参加する.

(3)役員の選出方法
部門長は,正員登録会員の中から所属委員会委員長を指名する.副委員長,幹事および委員は委員長の推薦に基づき,部門長が承認する.

(4)任期
所属委員会委員長の任期は1~2年とする.特別の事情がある場合に限り1回だけ再任できる.副委員長,幹事および委員の任期は委員長の任期に準ずる.

(5)欠員の補充
所属委員会委員長に欠員が生じた時は,部門長がその後任者を指名する.副委員長,幹事および委員に欠員が生じ,補充の必要があるときは,委員長の推薦に基づき,部門長が承認する.

 

III. 事  業

部門は以下の事業を積極的に実施する.また,会員のために必要と思われるその他の事業についても積極的に企画,実施することができる.

6.集会事業
(1)国際会議を含む研究発表講演会の企画,実施
(2)招待講演会を含む特別講演会の企画,実施
(3)講習会等の啓蒙活動
(4)見学会の企画,実施

7.技術情報提供活動
(1)国内外の研究動向の調査とレビュー紙発行
(2)公的機関からの調査・研究
(3)会誌,論文集の特集号等の企画,並びに記事,論文投稿勧誘
(4)学会基準等の規格関係調査活動,並びに学会の研究推進に関わる活動

8.分科会活動
特定分野または横断的分野における萌芽的な技術の調査・研究,あるいは既存技術の高度化,体系化などの活動を目的として設置する.(詳細については,「部門協議会直属および部門所属分科会に関する規定」を参照)

9.研究会活動
研究会は,特定の研究を目的とする分科会と異なり,より広範なテーマ・領域を対象として基礎的研究ならびに新分野の調査,将来の研究テーマの開拓・育成を行う事を目的として設置する.(詳細については,「部門所属研究会に関する運営内規」を参照)

 

IV.財  務

10.部門交付金ならびに管理費・事務経費
(1)部門交付金
部門の運営は,2005年10月4日理事会承認の「部門会計処理方針」に従った下記の計算式に基づいて算出される部門交付金をもって行う.
次年度事業年度用部門交付金総額=当事業年度会費収入の4%
(注:本会の「事業年度」は毎年3月1日~翌年2月末日までの1年間である.)

(2)部門交付金の各部門への配分額
部門交付金の各部門への配分額は以下の方式で算定する.

  1. 総額の1/3を各部門に均等に配分する.
  2. 総額の1/3を登録会員数(3位まで)の割合で配分する.
  3. 総額の1/3を活動度係数に応じて配分する.

1)各部門の登録会員数は,当事業年度の1月末での当該部門に対する第1位,第2位及び第3位登録会員数の合計とする.登録会員数の全部門に亘る単純和を登録会員総数と称し,それにより当該部門の登録会員数を除した値を,当該部門の登録会員係数と定義する.
2)第15項で定める方法で算定した当該部門に対する部門評価点の過去3ヶ年度(当事業年度を含む3事業年度)に亘る平均値を登録会員数で除した値を当該部門の部門活動度とし,全部門に亘るその単純和で正規化した値を当該部門の部門活動度係数と定義する.

(3)管理費並びに事務経費(間接経費)
国際会議の開催により,繰入金(部門特定事業資金等)を除き収支差額がプラスとなった場合は,その30%を管理費並びに事務経費(間接経費)とする.
当年度決算値に基づき当年度期末に計上する.
なお,事務分析により,部門運営要綱に定めた部門事務のガイドライン(準備・開催マニュアル)の事務分担を超えた部門に対しては,原則として人件費相当額(3,386円(2004年度実績値)×超過作業時間)程度を直課するものとする.

11.部門収支差額(内部留保)の制限
部門収支差額にプラスが出た場合には,当該部門の総支出の3ヶ年度(前期以前の3事業年度)に亘る平均値の30%以内に限って次事業年度に繰越すことができる.30%を超える収支差額のプラス分は,原則として3年以内(次事業年度を含む3事業年度まで)の部門事業計画を実施するための準備金として,機械振興事業資金(部門特定事業資金)として積み立てることができる.繰越しあるいは機械振興事業資金(部門特定事業資金)への組入れのいずれにも該当しない収支差額のプラス分,並びに事業計画が実施されなかった積立金は,機械工学振興基金の「一般資金」に繰入れる.

12.部門事業支援基金
(1)部門が行なう事業により収支差額にプラスが生じた場合には,部門事業支援基金として300万円を上限として学会本部にプールする.部門事業支援基金への繰入れ対象事業は以下の通りとする.
国内研究発表講演会,特別講演会,見学会,国際会議 (講習会は対象外)

(2)各部門の部門事業支援基金への拠出額は,上限額を限度として当年度の各部門企画の(1)項事業の収支差額のプラス分の総額の割合に応じて配分する.

(3)部門事業支援基金は以下のように運用する.

1)部門事業支援基金は,次年度への繰越金がマイナスとなる部門が生じた場合に,そのマイナス額を限度として,緊急避難的な補てんに使用する.
2)前年度決算において部門繰越金がマイナスとなった部門は,3月末までに,そのマイナス額を限度として部門事業支援基金の交付を部門協議会に申請できる.
3)部門協議会は,支部・部門活性化委員会に交付の適否の審議を付託し,その審議結果に基づいて,その年度内のできるだけ早い時期に部門事業支援基金を交付する.
4)部門事業支援基金は総額300万円のうち100万円を部門協議会直属分科会の資金とする.残り200万円については緊急避難的な補てんに使用する予備費的な性格を持つので,計画的な運用計画の策定は行わない.

13.予算書ならびに機械振興事業資金(部門特定事業資金)の積立申請
部門は毎年11月中頃に次年度の事業計画書・予算書を作成し,財務理事会に提出する.また機械振興事業資金(部門特定事業資金)の積立てを申請する計画がある場合には,積立申請書を毎年11月中頃に財務理事会に提出する.

 

Ⅴ.部門評価

14.評価の目的と方法
部門評価は,部門活動の状況を把握し,一層の活性化を図るために部門活動を支援することを目的として行う.評価は部門評価点と,各部門が提出する自己評価項目を組合わせて行う.各部門は毎期末に本部事務局へ「部門活動実績報告書」を提出する.その際,報告書には部門評価点に記載されていない事業活動等をポリシーステートメントに沿って所見欄に記入する.

15.部門評価点
(1)部門が実施する各事業の1件当たりの評価点を次表に示す.部門のX事業年度の評価点は当該年度(3月初日から翌年2月末日まで)に実施された各事業に対する評価点の合計とする.

事 業 名 事業評価点 参加件数点 参加者数点
国際会議(主催) 150 1.5×発表数 1.5×参加者総数
国際会議(複数団体対等の立場による<持ち回りで幹事団体となる>共催) 75 1×会員発表数* 1×会員参加者数**
 国際会議(他団体主催で論文募集等に協力を行う共催) 75 1×会員発表数* 0
 国内研究発表講演会 100 1×発表数 1×参加者総数
 国内研究発表講演会(2部門以上が共同で主催し,かつ,幹事部門が持ち回りになるもの)*** 130 1×発表数 1×参加者総数
競技大会 100 1×参加数 0
講習会 100 0 1×参加者総数
講習会(企画料収入が伴う新聞社等他団体との共催で,プログラム企画に参画したもの) 50 0 0
市民・学生対象事業等(参加費無料) 50 0 0
見学会 10 0 1×参加者総数
特別講演会 10 0 1×参加者総数
年次大会企画 OS(JS, G,理事会企画を含む)**** 10×企画数 1×発表数 0
同 特別プログラム**** 10×企画数 0 0
会誌(小)特集号企画 100 0 0
論文集特集号企画 100 3×掲載論文数 0
単行本・学会基準案作成 100 0 0
分科会,研究会保有 10×保有数 0 0
新規入会者***** 0 1×新規入会者
部門登録第1位者数
0

注)*参加件数点は,発表数と本会関係分の会員発表数を当該関係部門が行事終了後一ヶ月以内に自己申告したものに基づいて算出する.
**参加者数点は,参加者数と本会関係者分の会員参加者数を当該関係部門が行事終了後一ヶ月以内に自己申告したものに基づいて算出する.
***事業評価点,参加件数点は,複数部門での合同企画の場合,各部門へ全点数をそれぞれ配分する.
****事業評価点,参加件数点は,複数部門での合同企画の場合,各部門へ全点数をそれぞれ配分する.
*****新規部門登録者(部門登録第1位)は,正員・学生員の前事業年度2月末から当該年度1月末の1年間の数値を集計したものとする.

 

(2)複数部門合同企画の場合,あるいは部門行事の中の一部を他部門と合同で実施する場合には,部門間で協議の上,評価点を分け合う.ただし,年次大会における部門合同OS(JS)にあっては参画部門それぞれに評価点を加算する.理事会企画の行事にあっては大会委員長等が事業評価点を貢献の度合に応じて分け与える.

(3)国際会議は部門が主催・共催する国内および海外研究発表講演会に限る.部門が共催する国際会議は,企画当初から参画し,部門行事として本会で登録(開催届が提出)され,かつ報告書が提出されたものだけを対象とし,事業評価点と複数団体対等の立場による<持ち回りで幹事団体となる>共催の場合には参加件数点と参加者数点を,他団体主催で本会を含む共催団体が論文募集等に協力を行う会議の場合には参加件数点だけを与える.また部門が主催・共催する国際会議が国内研究発表講演会を兼ねる場合は,申告によりその評価点も加算する.複数の部門が共催団体となる場合は,部門間で協議の上,評価点を分け合う.

(4)参加者数点を算定する際には,公平性を確保するため,登録費を支払った参加者だけを対象にする.

(5)分科会,研究会保有数は,X事業年度2月末日の時点で算定する.なお,分科会には部門企画の研究協力分科会(RC-D)も対象に含め,分科会,研究会同様に事業評価点を加点する.また研究協力分科会(RC)については部門の貢献が明確であると申請があれば検討する.

(6)特別講演会とは,公募をした研究発表とは異なり,依頼講演を対象としたものを指す.国内行事・国際行事いずれも内容が依頼講演の場合は,特別講演会に該当する.

 

16.部門の新設,活動評価,見直し・統合に関する規定
1.部門の新設に関する規定
(1)部門新設の審議プロセスを以下のように行う.

1)新部門の設立申請には,正会員100名以上の賛同を要する.

2)設立申請にあたって,申請者は,以下の各項目に関して申請書にまとめ,申請書を支部・部門活性化委員会に提出する.

① 機械工学・機械技術における部門設立の意義,活動意義、必要性.
② 新部門として活動対象とする主な分野,および,当該分野の将来の発展性.
③ 新部門関連分野に関する現在までの既設部門等における活動実績.
④ 新部門として独立する必要性,新部門としての活動の自立性確保についての方策,既設部門との関係強化の方策.関連学協会との関係強化の方策.
⑤ 今後3年間の年度別事業計画・活動計画.学会・会員・他部門に対して貢献できる内容.
(以下の各項目に対応する形にまとめる)

(1)学術・技術の普及と発展活動
1)学術・技術の普及と発展事業
2)学術成果と技術成果の公表と普及活動,研究活動の組織化
3)萌芽的研究課題の発掘,新技術の展開,若手研究者・技術者の育成・支援活動

(2)対外活動
1)公益活動(支部や地域との連携事業,市民向け事業,中小企業対象活動等)
2)国際的活動
3)国内関連学協会との共同事業,他部門との協力事業

(3)部門活性化活動
1)登録会員へのサービス活動
2)将来戦略,新領域開拓活動

⑥今後3年間の年度別運営経費の使用計画.長期的財務計画.
⑦今後3年間の年度別登録会員数増強計画.

3)支部・部門活性化委員会は,審査にあたり,部門協議会に対し参考意見を求める.部門協議会では,関係部門を選定し,関係部門に対して,早急に新部門設立に関する意見をまとめ,意見書を支部・部門活性化委員会に提出するように働きかける.また,支部・部門活性化委員会は,必要に応じて,申請者からのヒアリング,関連する部門等からのヒアリングを行うものとする.

4)支部・部門活性化委員会は,提出された申請書に基づき,上記各項目を詳細に検討し,学会活動の将来の発展性などの視点から総合的に審査し,部門設立の承認についての可否を意見としてまとめ,理事会に上申する.

5)理事会は,支部・部門活性化委員会からの上申を受け,新部門の設立の可否について検討し,決定する.

6)新部門の設立が理事会で決定されたのち,代表会員会で報告される.

(2)新設される部門については,「新設部門」として通常の「部門」とは区別して扱い,設立された当該年度を含めて3年度にわたる活動を認める.また,「新設部門」の運営と実施項目に関しては,「部門」の運営と実施項目とほぼ同様とするが,(1)代表会員候補者の推薦,および,(2)部門賞の設置の2項目のみ実施できないものとする.なお、新設部門の運営と実施項目は,添付の通り.

(3)3年間の運営経費は,申請者の申請に基づくが,最大年額100万円とし,部門交付金とは別予算とし,理事会で負担し,新設部門に補助する.

(4)「新設部門」は,3年を経過した年度において,「部門」に移行するか,他の部門と一緒になって活動するかを審査される.この審査プロセスは,部門の新設プロセスと同様とし,「新設部門」が,支部・部門活性化委員会に申請する.「部門化」には,①3年が経過し,「部門化」の申請書を提出するまでに,第1位~第5位の合計登録者が1,000名以上いること.②そのうち,新規会員が3年間合計で200名以上含まれていること,を要件とする.また,支部・部門活性化委員会は,提出された申請書に基づき,3年間の実績,学会活動の将来の発展及び部門としての活動の自立性などの視点から,部門新設時と同様のプロセスを経て総合的に審査し,部門への移行の承認についての可否を意見としてまとめ,理事会に上申する.なお,支部・部門活性化委員会の審査プロセスにおける定量的指標として,新設部門申請時の活動計画に基づき,部門活動の評価点を15項の部門評価点を用いて定量化し,申請時の活動目標に対して,どの程度の実績を挙げているかを算出し参考とする.また,新設部門申請時の登録会員増強計画に基づき,申請時の目標に対して,どの程度実現できたかを定量的に示し参考とする.なお,4年目の審査の年は,運営活動および運営経費を3年目までのものに準ずることとし,「部門」に移行した場合は,5年目から通常の部門協議会に配分する部門交付金の中から配分を受けることとする.
なお,「新設部門」期間中の余剰金は,「部門」に移行した場合には繰り越すことが出来るが,移行しなかった場合には理事会に返金するものとする.

(5)会員の新設部門への登録方法は,以下のように行う.
・新設部門に関する会誌の案内に,郵送,FAX,電子メール等での,部門登録変更の方法を記載し,受け付ける.
・日本機械学会会員のうち,電子メールを登録している人に,電子メールで新設部門の案内を出し,部門登録の変更を受け付ける.
・会費請求や住所録作成等で,返信時に,部門登録の変更を受け付ける機会に部門登録の変更を受け付ける.

 

2.部門の活動評価,見直し・統合に関する規定
(1)部門の活動評価を,おおむね5年毎に実施する.評価項目・評価基準については,日本機械学会が世界の機械工学をリードし,世界のものづくり,製造技術を発展させることに貢献できるように,また,学会活動が基本的に学会構成員のボランティア活動で支えられていることに配慮し,支部・部門活性化委員会が,部門協議会等と調整し,設定する.部門活動評価結果は,以下の評価基準の改善・確立を図った上で,支部・部門活性化委員会の所見なども含めて全部門の評価を学会内に公表することを基本とする.また,評価終了時に,評価時に作成した資料等を活用し,全部門が,当該部門の活動実績,活動計画などを含めたポリシーステートメントを会誌に掲載する.さらに,評価委員の選定に関しては,当該部門の内容,活動を評価するにふさわしい構成となるよう配慮する.
なお,評価項目・評価基準については,以下の項目とする.ただし支部・部門活性化委員会は評価項目を常に検討し,評価実施の際には要綱として部門協議会に提示する.

[1]共通評価項目

Ⅰ.学術・技術の普及と発展活動(当該学術普及,独自の学術成果公表,学術育成・支援活動の実績,新学術誌での貢献,英文Journalの展開等)

Ⅱ.対外的部門活動(公益事業活動,国際交流活動,関連学協会・他部門との連携活動,社会貢献,地域・支部との共同事業の実績)

Ⅲ.部門活性化活動(会員増強,運営組織・体制の健全化活動,将来戦略,新領域開拓活動の実績等)

[2]上記以外の項目で評価を希望する事項
[3]総合評価

の3項目.なお,自己評価の概要では部門のポリシーステートメントの達成度について記述すること.[1]の各項目に対しては4ランク(a;活動が極めて活発であり,成果は計画を大幅に超えた,b;活動は順調であり,成果はほぼ計画通りであった,c;活動が若干不調であり,成果は計画をやや下回った,d;活動が不活発であり,成果は計画を大幅に下回った)に分けた評価を行ない,[3]の総合評価に対しても,同様の基準で,A,B,C,Dの4ランクの評価を与える.

(2)総合評価として,「活動・成果とも著しく不活発であり,部門存続は不適切である.」という部門活動に対する低い評価が与えられた部門に対しては,支部・部門活性化委員会において,次のような対応をとる.

(イ)支部・部門活性化委員会は,委員の少なくとも1名がD判定(活動・成果とも著しく不活発であり,部門存続は不適切である)とした場合は,当該部門にヒアリングを実施する.

(ロ)支部・部門活性化委員会は,(イ)のヒアリングの結果を踏まえても委員会としてD判定とした場合は,当該部門は,部門解散・部門統合・専門(推進)会議への移行を選択しなければならない.

(ハ)(ロ)の決定になった場合には,支部・部門活性化委員会は当該部門の意向(部門解散・部門統合・専門(推進)会議への移行)を確認するとともに,審議を行う.審議上決定された結果については,理事会に上申する.

(二)理事会での決定の後,当該部門は,その決定に従い,速やかに部門解散・専門(推進)会議への移行のいずれかの準備を行うこととする.

 

 

[参考資料]

新設部門の運営と実施項目

【運 営】

1.運営委員会構成
原則として新設部門長を含め30名以内で構成する.
2.任期
部門に準じる.
3.新設部門長の選出
委員の互選による.
4.委員の選出
初年度の委員は発起人の中で互選し,次年度からは運営委員会で選出する.
5.所属委員会
新設部門は必要に応じて所属委員会を設置することができる.
6.運営経費
i ) 学会からの補助金
ii) 行事収入

【実施できる項目】
(1)行事企画実施
(2)学会内行事等への委員推薦
(3)ニュースレター発行
(4)会報ページ使用
(5)所管理事会からの依頼事項(会誌記事推薦、年次大会企画等)
(6)他団体の賞・助成等への候補者推薦
(7)分科会、研究会の設置
(8)他学会行事への共催

【実施できない項目】
(1)代表会員候補者推薦
(2)部門賞の設置

 

●部門事務および行事開催に際してのガイドライン●

1.「部門」運営業務分担

2. 行事準備・開催マニュアル(参考

 

部門を運営するにあたってのお願い

第69期理事会

2010年7月14日企画理事会改正

2019年1月15日企画理事会改正

                                       2020年3月24日企画理事会改正

 

1.本会名義使用理事会の承認を受けてないものが本会の出版物として取り扱われることのないよう注意願います。

2.事業運営にあたって

(1)集会事業
集会事業は,受益者負担の原則のもとに,参加費をもってその運営を行います。そのほかにも教材,講演論文集への広告掲載や,機器展示会を行って参加者の費用負担の軽減を図ることができます。
(2)企業協力集会事業
集会事業を企画するにあたり,会場提供やセッション編成等に対して協力していただける企業がある場合は,別に定める規定によりその支援を依頼することができます。
(3)広告料について
講演論文集,教材,ニュースレター等に広告を掲載する場合は,別に定める料金で行ってください。

3.部門事業経費取扱注意事項

(1)収支出納の取扱い

(i)  収入と支出の出納は全て学会を通して行います。
(ii) 請求・領収書の発行を部門等が直接行うことはできません。
(iii)開催地の実行委員会で出納を行うと決算時に混乱を生じますので,絶対に避けてください。

(2)仮払金
行事開催前に実行委員会が運営資金等を必要とする場合は,予算書に従い学会より当該 委員会に仮払金を支出し,行事終了後一定期間内に領収書を添えて精算していただきます。ただし,会場使用料等多額の支払いについては本会より直接行います。

(3)補助金申請財団等の補助金申請はできますが,会長名で手続きを行いますので,予め理事会に報告し承諾を得てください。

4.集会事業の任務分担について
部門制開始と共に集会事業数が増加し,従来の運営方法では量的に事務局が対応できなくなり,合理化をはかっております。しかしながら,その合理化にも限界があるため,部門運営要綱に添付の任務分担表に記載のように企画の委員にも分担して運営に携わっていただくようになりました。事業企画にあたっては,各項目毎に担当委員を決めてロードの分散・軽減化を図ってください。

2.部門事業

部門は本会会員の研究成果の発表,情報交換,知識啓発を目的として次に掲げる各種事業を行います。

2.1 講演会,講習会等の集会事業の企画・実施
(1)支部地区で行事を開催する場合

(a)支部地区で行事を開催する場合は,企画の初期段階で当該支部にこれを通知し,同内容の支部行事と重複しないようにしてください。
(b)支部・部門合同企画行事講習会を合同で企画する場合, 運営手続きおよび経費取扱いは関連規定21をご覧ください。

(2)他団体との共催・協賛について〔関連規定30参照〕
集会行事を他学協会と共催(または協賛依頼) する場合は,次の(a)~(c)に留意の上立案願います。

(a)共催:当該部門と相手団体が企画当初から内容,運営,経費負担方法などについて協議を行う。
(b)協賛:当該部門で行事の立案から実施まで一切行い,諸経費の負担を相手団体に依頼しない。
(c)上記(a),(b)を企画実施した場合は,当該団体の会員も本会会員と同等扱いでその行事に参加できる。

○本会と他団体との恒例共催行事
本会が他団体と共催している行事は別表(本会共催の主な行事および担当部門〔国際会 議を除く〕)のとおりです。

(部門企画)欄の講演会については,本会が幹事学会の時は当該部門の行事としてポイントが加算されます。これらの講演会で共催分担金がある場合は部門負担となります。それ以外の講演会については学会が負担します。(部門企画)以外の講演会でも代表委員派遣の依頼があった際にはもっとも関連のある部門に協力を依頼します。

2.2 技術情報提供活動
ニュースレターの発行等により当該分野における国内外の研究動向等に関する情報を登録会員に提供してください。なお,ニュースレターには発行経費をまかなうため企業広告を掲載することができます。詳細は「関連規定5」を参照ください。

2.3 調査・研究活動
部門は登録会員の調査・研究活動を奨励するため,分科会および研究会を設置することができます。 詳細はそれぞれの運営規定を参照してください。

〔注意事項〕
(a)分科会,研究会とも次の行為は認められませんので,ご注意願います。

(ⅰ)企業等に財政的支援を依頼すること。
(ⅱ)成果報告書等資料を独自に販売し,収入を得ること。

(b)会合は,分科会・研究会とも,学会事務所外で開催することを原則とし,学会会議室を使用される場合は,規定の使用料をお支払いいただきます。

3.各所管理事,各部会からの依頼事項

各理事,各部会からその所管事項に関する問題の検討依頼があります。各部門で審議の上,直接依頼者あてご回答ください。部門協議会では特に調整を必要する場合を除き審議を行いません。
なお,各理事,各部会からの例年恒例的にお願いする事項を参考のため以下に示します。

3.1 編修理事からの依頼

会誌記事の推薦,機械工学年鑑特集の執筆代表者の推薦,会誌・論文集・JSME International Journal・本会出版物に関して意見を伺うことなどです。

3.2 庶務理事からの依頼

(1)日本機械学会賞および諸団体各賞の推薦:日本機械学会賞および諸団体からの依頼 による各賞の推薦についてご 審議をお願いします。
(2)日本機械学会賞,および他団体各賞・助成の依頼がありましたら,検討をお願いいたします。
他団体各賞・助成について,応募,申請を希望するものがありましたら,関係書類をお送りいたします。表彰部会での審議の必要上,各締切日の2ヶ月前までに事務局へ書類を提出して下さい。(担当:事務局総務グループ)

3.3 企画理事からの依頼

(1)年次大会講演プログラム編成,付随行事の企画,推薦依頼 毎年開催の年次大会における講演会のプログラム編成を各部門に依頼します。
また,年次大会に付随した諸行事の企画およびテーマの推薦を各部門に依頼します。
(2)国際会議共催・協賛に関する照会
海外の学協会より,国際会議の共催・協賛の依頼が寄せられた場合,関連する部門にその適否の照会ならびに部門としての協力可否の問合せが行われますので,ご協力願います。

〔部門委員会の開催について〕
各部門の運営委員会ならびに所属各委員会が学会会議室を使用する場合は無料です。ただし,開催は平日の昼間といたします。なお,年次大会で運営委員会を開催する場合,担当職員を派遣できませんのでご了承願います。

4.集会行事企画手続き

部門が本会の公式な集会行事を企画したら,ただちに開催届を提出して下さい。

開催届が提出されますと,行事No.が付され,本会の公式な主催行事として登録されます。登録された行事は,理事会の承認を受け,HPに開催案内を掲載することが義務付けられますので,開催案内用の原稿を予算書と共にご提出下さい。掲載用の会告案内として,研究発表講演会(国際会議を含む)の場合は,講演募集案内を1回,参加募集案内を1回,他の行事については,参加募集案内を1回掲載することとなります。

なお,企画行事の申込者数が少ない場合の対応は,予算と現状の収支等を勘案し,企画者と組織長でご相談の上,行事の中止等も選択肢としてご検討下さい。

 

4.1 研究発表講演会

関連規定7,8(および部門運営要綱の付表1)をご参照下さい。

(国際会議については「関連規定10」を参照)

4.2 特別講演会,座談会,サロン,来日外国人関係者招待講演会等

(来日外国人関係者招待講演会は関連規定9参照)

〔参加登録料〕当該行事の規模に応じて各部門において決めることができます。

〔原稿料〕特別講演会の講演要旨集や座談会の資料を作成するため原稿の執筆を依頼する場合は,講習会に準じて原稿料を支払う。

4.3 講習会〔注:既刊印刷物を講義に使用する講習会は下記を参照〕

(1)講習会は1日6時間を標準としてプログラムを作成して下さい。同プログラムはHPに掲載し,聴講会員を募集いたします。

(2)企画者は,受講者配布用として下記のいずれかを選択し,講師に執筆を依頼する。

[製本した教材を作成する場合]

教材は,当該講習会のために講師が原稿を作成し製本されたもので,講師が著作権を本会に譲渡したものをさす。講習会の聴講者や教材のみを購入する希望者の便宜を図るため,製本した教材を作成する場合には,原則として全ての講師より製本用の原稿を提出いただくものとする。また,出典等明記するように注意する。製本された教材は,販売を行うことができるものとする。

[製本した教材を作成しない場合(配布資料)]

講師が作成した資料(速報性の強い記事等を引用)で,本会に著作権を譲渡しないものをさす。受講者の便宜を図るため,パワーポイント資料などをプリントアウトした資料を配布し,販売を行わないものとする。

(3)講師への謝礼は「講演謝礼」規定に従って謝礼額を決定する。

(4)講師には教材を寄贈

(5)予算書

聴講料は各企画毎に自由に定めることができる。ただし,部門間のバランスを考慮し,標準的料金表を以下に示す。実習を伴ったり講師が多数の場合,あるいは開催地区で別途定める料金表がすでにある場合は,下記によらず別途料金を定めることができるが,極度に異なる料金を設定することは避ける。

会員資格 (1日) (2日)
(a)聴講料 会員 25,000 35,000
学生員 10,000 15,000
会員外 35,000 55,000
一般学生 15,000 20,000
(b)教 材 会員 3,000 5,000
会員外 4,000 6,000

(単位:円,税込)

 

〔サテライト配信〕
1.主会場とは別にサテライト会場を設ける場合は,特別員限定で実施する。
2.1サテライトあたりの聴講料は,会員料金の2~3名程度を下限とし,かつ10名を超える場合は,10名に付き会員料金の2~3名程度を目安として追加する。

 

〔本会講習会の基本原則〕

1.本会の講習会は,聴講者が対象テーマに関して全体の概説から具体的各論までを理解できるように編成することを旨とします。

2.1日で完結するコースを組む場合は上記の趣旨に沿って,半日単位の参加を認めることはしていません。

3.新聞社等の行事とタイアップし,相手団体のプログラムとの整合性から複数コースに参加する人に割引料金を適用する必要がある場合は,企画者の裁量により料金を決めることができます。

(6)剰余金・欠損金の取扱い

関連規定15を参照願います。

 

4.4 見学会

(1)独立採算制につき実施に要する諸経費は参加者から徴収します。(例えばバス代,昼食代等)。

(2)同業社参加お断りのないよう見学先との内交渉にご配慮ください。なお,同業否の場合は参加者名簿を見学先に提出しチェックを受けてください。

(3)年1回くらい積極的に計画・実施をお願いいたします。

 

既刊印刷物を講義に使用する講習会

【 聴講料 】

聴講料は各企画毎に自由に定めることができる。ただし,部門間のバランスを考慮し,標準的料金表を以下に示す。実習が伴ったり講師が多数の場合,あるいは開催地区で別途定める料金表がすでに有る場合は,下記に依らず別途料金を定めることができるが,極度に異なる料金を設定することは避ける。

 

2日間の講習会

会員 30,000円
学生員 10,000円
会員外 50,000円
一般学生 15,000円

(単位:円,税込)

 

参 考

(現行の教材つき料金) (教材のみ購入の場合)
(35,000円) (5,000円)
(15,000円) (5,000円)
(55,000円) (6,000円)
(20,000円) (6,000円)

(単位:円,税込)

1日だけの講習

会員 20,000円
学生員 7,000円
会員外 30,000円
一般学生 10,000円

(単位:円,税込)

 

参 考

(現行の教材つき料金) (教材のみ購入の場合)
(25,000円) (3,000円)
(10,000円) (3,000円)
(35,000円) (4,000円)
(15,000円) (4,000円)

(単位:円,税込)

注1. 聴講料は資料として用いる刊行物の価格とは関係なく,上記料金とする。

注2. 講演謝礼は本会規定通りとする。

注3. 原稿執筆料は支払わない。

 

【 講義に用いる資料】

1. 講義に用いる資料を所有していない聴講者は聴講料と共に資料代を送金し, 会場で資料を受け取る事ができる。この場合, 資料は一律に次の価格で配布する。

(1)本会出版物:定価の0.73掛け   (2)上記以外の出版物:定価

2.寄贈は以下のとおりとし, その費用は講習会の収支に含める。

講師・司会者:使用する刊行物の執筆者以外の講演者・司会者のみ

 

 


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