関連規定 10
国際会議開催運営要綱
昭和63年3月8日 庶務理事会承認
平成3年9月3日 改 定
2001年8月10日 改 定
2022年1月11日企画理事会改定
国際的に論文発表と会議参加を呼び掛けて開催する国際会議は選定されたテーマの特質に応じてそれぞれ特色ある運営がなされるべきであるが，本会が関係する国際会議に一定の統一性を確保するため以下の要綱に従って実施されるものとする。
開催目的
（１）国際的な参加を求めて研究発表，討論を行う国際会議の開催は，その分野の学術進歩に大きく貢献する。本会はこのような会議を主催，共催あるいは協賛することによって本会が負うべき国際的責任の一端を果たす。
（２）国際会議における研究発表・参加を通じて外国研究者と討論・意見交換を行い，個人的面識を得る機会を提供することによって会員の学術の発展に裨益する。
〔本会主催の会議〕
１．企画・実施
1.1 国際会議を企画するにあたっては，所定の開催届を理事会に提出し，承認を得る。
1.2 準備・実施は企画した組織が担当する。
２．予算・決算
独立採算を原則とする。但し準備に必要な経費は本会で立替えることができる。その場合，会議開催の年度末までに精算するものとする。
３．講演形態
研究発表の講演形態は，講演時間・使用言語の選択を含めその会議にふさわしい形態を企画者が決定する。
４．発表論文
論文の採択はその審査方法も含め企画者が決定する。
５．参加登録料
参加登録料は収支予算を勘案して企画者が決定する。共催・協賛団体ならびに本会が協力協定を締結している団体の会員にも本会会員の登録料を適用する。
６．共催・協賛
共催・協賛を依頼する団体は，原則として非営利団体および教育機関等の公益団体あるいは本会が協力協定を締結している団体とする。
７．理事会への各種申請
会長への出席依頼等理事会に対する各種の申請は組織長の了解を経て行うこととする。
８．終了報告・収支決算書の提出
企画者は会議終了後６カ月以内または年度末までのいずれか短い方の期間内に収支決算を含む終了報告を組織長に提出しなければならない。
９．Proceedings 等の販売収入の帰属
Proceedings 等の販売による収入は，年度末の本会決算時まで当該会議の収入とする。
それ以降は管理を学会に移し学会の書籍販売収入とする。
〔共催国際会議〕
〔本会が幹事学会となる会議の場合〕
本会が幹事学会となる国際会議については「本会主催の会議」の規定を準用する。
〔他団体企画の共催国際会議の場合〕
国外あるいは国内他団体企画の会議で本会が共催するものをいう。本会は主として論文・参加者募集等の協力を行う。主催団体より依頼がある時は応募論文を審査することができる。
１．手続きおよび業務担当
本会に共催の依頼が寄せられた場合，論文募集・審査等の業務は対応する組織において行う。
２．予 算
上記業務を実施するために必要な経費は，対応する組織が負担する。
〔付 記〕
１．上記の共催国際会議以外で，国際的学術機関 の会議など，定期的に各国回り持ちで開催されているもので本会に共催および運営事務（会議事務局）の依頼がある場合はその都度検討する。
〔本会協賛国際会議〕
国外・国内の他団体が主催し本会は名義のみ貸与するものをいう。したがって本会は分担金の負担と本会経費負担による代表委員の派遣は行わない。ただし主催者より依頼がある場合，経費主催者負担にて本会代表委員若干名を派遣することができる。また発表論文の勧誘には協力するが本会にて論文の受付・審査等は行わない。
なお，本会後援国際会議も協賛国際会議と同様に取り扱う。
〔用語の定義〕
相手団体からの依頼が “Cosponsor”という用語により行われても，その内容が論文の取り纏め，セッション構成等の会議運営に携わる業務を伴わず単に会議周知のみの依頼である時は本会では協賛扱いとする。
入国査証申請用書類の発行について
2000年7月4日 企画理事会承認
2022年1月11日 企画理事会改定
本会主催・共催（幹事学会）の国際会議等への参加者が入国のため外務省に入国査証申請を行う必要がある場合、その書類は以下の手続きにより発行する。
A. 書類発行手続き
入国希望者から査証申請の招待状の発行依頼があった場合，会議代表者は，その者が会議参加者として相応しいか判断し，適当と認めた場合は学会本部に招待状の発行を要請し，事務局が必要書類を発行する。講演発表者およびその同伴者以外の申請の場合，入国後のトラブルを避けるため，本人の身元を証明できる資料を取り寄せて判断する。
B. トラブルへの対応
- 入国後に本人が何らかのトラブルを起こし，所管官庁・警察等との折衝が必要になった場合，直ちに会議主催者（またはその担当委員）と事務局は協力して対策を講ずると共に，担当副会長・理事にこれを即日報告する。（問題の性質によっては会長にも報告する。）
- 担当理事：企画担当副会長，部門協議会等担当企画理事
- 責任の所在： 担当理事が，そのトラブルの原因が委員会の対応によるものであると判断する場合は，委員会自身においてその処置を講じる。それ以外の場合は，学会の責任においてこれに対応する。いずれの場合も，会議代表者は問題解決後その経緯および結果を会長に報告する。
メニューへ
一般社団法人 日本機械学会