一般社団法人 The Japan Society of Mechanical Engineers

メニュー

関連規定 10

国際会議開催運営要綱

昭和63年3月8日 庶務理事会承認
平成3年9月3日 改 定
2001年8月10日 改 定

国際的に論文発表と会議参加を呼び掛けて開催する国際会議は選定されたテーマの特質に応じてそれぞれ特色ある運営がなされるべきであるが,本会が関係する国際会議に一定の統一性を確保するため以下の要綱に従って実施されるものとする。

開催目的
(1)国際的な参加を求めて研究発表,討論を行う国際会議の開催は,その分野の学術進歩に大きく貢献する。本会はこのような会議を主催,共催あるいは協賛することによって本会が負うべき国際的責任の一端をはたす。

(2)国際会議における研究発表・参加を通じて外国研究者と討論・意見交換を行い,個人的面識を得る機会を提供することによって会員の学術の発展に裨益する。

 

〔本会主催の会議〕

1.企画・実施

1.1 部門は国際会議を企画するにあたっては,所定の開催届を理事会に提出し,承認を得る。

1.2 準備・実施は企画した部門が担当する。

2.予算・決算
独立採算を原則とする。但し準備に必要な経費は本会で立替えることができる。その場合,会議終了後6カ月以内または年度末までのいずれか短期間に精算されるものとする。

3.講演形態
研究発表の講演形態は,講演時間・使用言語の選択を含めその会議にふさわしい形態を企画者が決定する。

4.発表論文

4.1 論文の採択はその審査方法も含め企画者が決定する。

4.2 Proceedings 等を作成する場合,論文は原則として5000 語程度以上のものとする。

4.3 本会会員の論文で他誌に未投稿の場合は,本会論文集あるいは International Journalのいずれかに投稿することが出来る。

5.参加登録料
参加登録料は収支予算を勘案して企画者が決定する。ただし会員の登録料は会員外の登録料より低い金額とする。また,共催・協賛団体ならびに本会が協力協定を締結している団体の会員にも本会会員の登録料を適用する。

6.共催・協賛
共催・協賛を依頼する団体は,原則として社団法人および教育機関等の公益団体あるいは本会が協力協定を締結している団体とする。

7.理事会への各種申請
会長への出席依頼等理事会に対する各種の申請は部門長の了解を経て行うこととする。

8.終了報告・収支決算書の提出
企画者は会議終了後6カ月以内または年度末までのいずれか短かい方の期間内に終了報告ならびに収支決算書を部門長に提出しなければならない。

9.Proceedings 等の販売収入の帰属
Proceedings 等の販売による収入は,年度末の本会決算時まで当該会議の収入とする。

それ以降は管理を学会に移し学会の書籍販売収入とする。

 

〔共催国際会議〕

〔本会が幹事学会となる会議の場合〕
本会が幹事学会となる国際会議については「本会主催の会議」の規定を準用する。

〔他団体企画の共催国際会議の場合〕
国外あるいは国内他団体企画の会議で本会が共催するものをいう。本会は主として論文・参加者募集等の協力を行う。主催団体より依頼がある時は応募論文を審査することができる。

1.手続きおよび業務担当
本会に共催の依頼が寄せられた場合,部門協議会議長が速やかに対応する部門を決定し,諾否の検討を依頼する。承諾と決定したら論文募集・審査等の業務は対応する部門において行う。

2.予 算
上記業務を実施するために必要な経費は,部門が負担する。

3.本会刊行物への投稿
本会会員の発表論文は「本会主催国際会議」開催要綱第 4.3項を適用する。

〔付 記〕
1.上記2種類の共催国際会議以外のものとして,国際的学術機関 の会議で定期的に各国回り持ちで開催されているものにつき本会に共催および運営事務取扱い(会議事務局)の依頼がある場合は部門協議会でその都度検討する。ただし本会が共催ならびに運営事務取扱いを承諾しても経費の負担はしない。事務取扱いを行う場合は,所定の事務費を負担願う。

 

〔本会協賛国際会議〕
国外・国内の他団体が主催し本会は名義のみ貸与するものをいう。したがって本会は分担金の負担と本会経費負担による代表委員の派遣は行わない。ただし主催者より依頼がある場合,経費主催者負担にて本会代表委員若干名を派遣することはできる。また発表論文の勧誘には協力するが本会にて論文の受付・審査等は行わない。
なお,本会後援国際会議も協賛国際会議と同様に取り扱う。

〔用語の定義〕
相手団体からの依頼が “Cosponsor”という用語により行われても,その内容が論文の取り纏め,セッション構成等の会議運営に携わる業務を伴わず単に会議周知のみの依頼である時は本会では協賛扱いとする。

〔発表論文の取り扱い〕
本会会員が研究発表を行っても,その論文を本会論文集, International Journalいずれにも投稿することはできない。

〔手続き〕
本会に協賛,後援の依頼が寄せられた場合,部門協議会議長が速やかに対応する部門を決定し諾否の検討を依頼する。

 

国際会議運営分担

平成6年3月8日 制定
平成7年1月10日 改定
2001年8月10日 改定
2003年2月18日 改定

本会が国内で開催する国際会議を主催または幹事団体として共催する場合,運営事務は以下の分担により実施する。(ただし下欄第3項記載の2例に対しては当分担表は適用しない。)

1.分 担 表

組織委員会

(組織委員会下の実行組織の形態は会議毎に異なるが,標準的な例として2委員会制による任務分担を以下に示す。)

総務委員会 論文委員会
  • 会場選定(予約)
  • 予算案作成
    1st Circular 作成
    同送付
  • 付随行事企画
    機器展示会
    パーティ
    見学会
    同伴者プログラム
  • 2nd Circular 作成  ←
    同送付
  • 参加勧誘
  • Final Program 作成 ←
  • 講演会場スタッフ・機器手配
  • 招待者選定
  • 論文募集テーマ,オーガナイザー決定
  • 審査方法決定
  • HP作成
  • アブストラクト受付
  • 特別講演等依頼
  • 応募論文リスト作成および審査結果まとめ
  • プログラム編成
  • Session Chair 選定
  • 採否通知,原稿執筆依頼
  • Session Chair 依頼
  • Technical Program 作成
  • 原稿受付, Tech. Program との照合
  • Proceedings 印刷手配
  • (Authors’ Briefing 準備)
〔当日〕講演室マネージメント
決算書作成

礼状発信(海外)

 開催通知 各実施委員会
 資料作成 各実施委員会

下線部:外部委託可

委託業者 本会事務局
(予算により直接委員会対応も可)
  1. サーキュラー等のDM手配
    (送付先リストは委員会にて作成)
  2. ビザ申請用書類作成
  3. 参加登録受付(事前・当日)
  4. 参加者宿泊・付随行事手配および受付
  5. 参加登録等の受付用HP作成・管理
  6. 会議当日のマネージメント
  7. その他依頼により対応

 

  1. 会場正式契約
  2. 委員委嘱状作成・送付
  3. 共催・協賛依頼状作成・送付
    (国内団体あて)
  4. 業者との業務委託契約書(案)作成
    (委員会決定)
  5. 補助金請求書発行
  6. 企画部門登録会員へのインターネット・メーリングサービス(部門長承認が必要)
  7. 会告原稿印刷手配
  8. 委員への前渡金手配
  9. 収支管理
  10. 各種謝礼納税手続き
〔当日〕総受付

☆上記任務分担表を適用しない会議

1.共催相手学会が幹事団体となり,本会は発表論文勧誘・審査等の協力を行う場合。

2.部門・支部が研究発表講演会を開催するに際し,その付随行事として行う会議。

◎出納取扱いは別規定による。

 

入国査証申請用書類の発行について

2000年7月4日 企画理事会承認

本会主催・共催(幹事学会)の国際会議等への参加者が入国のため外務省に入国査証申請を行う必要がある場合、その書類は以下の手続きにより発行する。

A. 書類発行手続き

  1. 入国希望者:査証申請用招待状発行依頼
  2. 会議代表者:会議参加者として相応しいか判断し、適当と認めた場合は学会本部に招待状の発行を要請する。(本人からの依頼状に代表者または担当委員がサインをする。)
    (会議実行委員会が入国希望者またはその所属先について適否を判断できる情報を持っていない場合は、本人の論文コピーまたは身元を証明できる資料を取り寄せて判断する。入国後のトラブルを避けるため、この手続きは必ず行う。)
  3. 事務局: 会議代表者名により必要書類を発行する。

B. トラブルへの対応

  1. 入国後に本人が何らかのトラブルを起こし、所管官庁・警察等との折衝が必要になった場合、直ちに会議主催者(またはその担当委員)と事務局は協力して対応作業グループを作り対策を講ずると共に、担当副会長・理事にこれを即日報告する。(問題の性質によっては会長にも報告する。)
  2. 担当理事:企画担当副会長、部門協議会担当企画理事
  3. 責任の所在: 担当理事が、そのトラブルの原因が委員会の対応によるものであると判断する場合は、委員会自身においてその処置を講じる。それ以外の場合は、学会の責任においてこれに対応する。ただし、その作業は上記の対応作業グループが行う。いずれの場合も、会議代表者は問題解決後その経緯および結果を会長に報告する。

 


メニューへ
一般社団法人 日本機械学会